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Organisation im Büro

Die Suche nach Dokumenten - seien sie nun digital gespeichert oder "analog" in Ablagesystemen archiviert - nimmt in Büros enorm viel Zeit in Anspruch, die ansonsten in produktive Tätigkeiten werden könnte.
Eine transparente Organisation mit klaren Regeln hilft, eine für alle Mitarbeiter geltende Ordnung zu etablieren.
Nützlich ist dabei die sogenannte "5S-Arbeitsgestaltung", die aus japanischen Produktionskonzepten stammt und auf der Annahme basiert, dass Ordnung und Sauberkeit im Unternehmen die Arbeitsprozesse verbessert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
Die fünf "S" stammen von den japanischen Begriffen "Seiri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" und "Shitsuke", die sinngemäß ins Deutsche übersetzt wurden.


Das 5S-Prinzip

Das 5S-Prinzip:

  • Aussortieren: Im ersten Schritt werden alle Materialien und Dokumente, die für die Arbeit an diesem Arbeitsplatz nicht mehr benötigt werden, aussortiert.
  • Stellplatz finden: Alles, was die Phase des Aussortierens überstanden hat und daher tatsächlich noch benötigt wird, bekommt einen bewusst ausgewählten Platz, der auch die Regeln der Ergonometrie berücksichtigt. Dies gilt auch für die digitale Ablage, für die ein kluges, vom gesamten Team nachvollziehbares System entwickelt werden sollte.
  • Säubern: Der Arbeitsplatz wird gereinigt.
  • Sauberkeit bewahren: Die einmal gewonnene Ordnung wird durch regelmäßiges Aufräumen beibehalten. Nichts sollte zufällig hinzugefügt werden, neue Gegenstände und Dokumente werden regelkonform in das etablierte Ordnungssystem integriert.
  • Selbstdisziplin üben: Damit nicht rasch wieder das gefürchtete Chaos ausbricht, muss regelmäßig aufgeräumt und gereinigt werden. Jeder Gegenstand, jedes Dokument hat seinen Platz - das erleichtert das Wiederfinden!

Ordnungssysteme von METRO

Bei der Organisation im Büro helfen Ablagesysteme von METRO. Mit Ringordnern (farblich sortiert), Hängeakten und Aktenmappen werden Dokumente systematisch archiviert. Innerhalb des Ordners schaffen Register und Trennblätter eine klare Abfolge. In den Ablagekörbe landet alles, was griffbereit bleiben muss.


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