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Auch wenn die Veranstaltung vielleicht noch in weiter Ferne liegt, sollten Sie nicht vergessen, sich frühzeitig um die entsprechende Planung des Events zu kümmern.
Eine Veranstaltung für mehrere Personen zu planen und auszurichten, ist keine kleine Aufgabe. Um Ihnen die Planung ein wenig zu erleichtern, haben wir hier einen Ablaufplan und eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.



Die Ablaufplanung - was muss wann erledigt werden?

Ablaufplanung drucken

 

 Aufgabe Wann? Wer?
Erledigt?
Gästeliste schreiben  ca. 1 Monat vorher
Genehmigung klären   ca. 1 Monat vorher
Versicherung klären   ca. 1 Monat vorher
Einladungen erstellen & versenden  ca. 1 Monat vorher
Rückmeldungen & Anzahl checken   ca. 2 Wochen vorher
Equipment kaufen  1 Woche vorher
Getränke & Lebensmittel kaufen   3 Tage vorher
Beschilderung anbringen  2 Tage vorher
Technik aufbauen   1 Tag vorher
Möblierung aufbauen  1 Tag vorher
Getränke kühlen   1 Tag vorher
Speisen vorbereiten  1 Tag vorher
Dekorieren   am Veranstaltungstag
Tische eindecken  am Veranstaltungstag
Speisen fertig stellen   am Veranstaltungstag
Personal einweisen  am Veranstaltungstag

 

Checkliste Einladung, Veranstaltungsort und Ausstattung

Checkliste drucken

 

Einladung Veranstaltungsort   Ausstattung
Gästeliste erstellen ( Name, Titel, Straße, PLZ, Ort)
Platzbedarf (Bestuhlung)
Beschilderung (Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge)
Absender mit Logo Parkplatz-Situation
Festzelte und Pavillons
Anlass der Party Toiletten Tische und Stühle
Datum, Beginn und Ende
Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel
Stehtische / Hussen
Ablauf
Küchentechnische Einrichtung
Platz für das Buffet
Ort mit genauer Adresse, Anschrift & Anfahrtsbeschreibung
Technik
Gläser, Geschirr und Besteck
Hinweis auf Parkmöglichkeiten
Strom-, Wasserbedarf
Servietten
Anmeldefrist z.B. bis 14 Tage vor der Veranstaltung
Personalbedarf: wie viel wird benötigt?
Zur Veranstaltung passende Dekoration
Antwort-Adresse   
TV-Gerät(e) oder Beamer und Leinwand

Tipps:

  • Statt einer postalischen Einladung können Sie auch eine PDF-Datei mit denselben Inhalten erstellen und diese dann per E-Mail verschicken. Bei E-Mail-Versand prüfen, ob alle E-Mail-Adressen vorhanden sind.
  • Informieren Sie die Nachbarn Ihrer Party, dass es etwas lauter werden könnte.
  • Informieren Sie Ihre Gäste über Möglichkeiten des Personentransports (Taxi, öffentliche Verkehrsmittel), damit sie unbeschwert etwas trinken können.


Darauf ist bei der Speisenauswahl zu achten

Achten Sie bei der Auswahl der Speisen auf folgende Aspekte:

  • Dem Anlass entsprechende Stimmung
  • Kleine Überraschungen
  • Gästeliste (Anteil: Männer, Frauen und Kinder)
  • Vegetarier und Veganer
  • Religiöse und kulturelle Besonderheiten

Die Kostenplanung

So kommen Sie zu einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: 

Kostenplanung drucken

Kosten
Beschreibung In € gesamt
Einladungskosten
 Gestaltung
 
 Druck
 
 Porto
Location
 Mietkosten
 
 Nebenkosten
Möblierung/Equipment
 Möbel
 
 Catering Equipment
Dekoration
 Tischdekoration
 
 Blumen/Pflanzen
 
 Tischdecken
Veranstaltungstechnik
 TV-Geräte, Beamer, Leinwand
 
 Lautsprecher
 
 Personal
Catering
 Speisen und Getränke
 
 Personal
 
 Geschirr/Besteck
 
 Equipment
Externes Personal
 Security
 
 Fotograf
 
 Reinigungs-Personal
 
 Helfer
 Logistik
 Fahrzeuge, Treibstoff
 Gebühren
 Genehmigungen, AKM
 Gesamt:
 

Einkaufsliste

Sie haben anhand der Checkliste bemerkt, dass Ihnen noch das eine oder andere für ihre Veranstaltung fehlt?

Dann notieren Sie es sich lieber gleich die fehlenden Artikel, damit bei der Planung auf nichts vergessen wird.

Einkaufsliste drucken

 

 Menge Artikel